I menší firma potřebuje kvalitní IT řešení a jeho správu (jak probíhá obchodní případ).

Klíčová slova: Oblast služeb; serverové řešení; malá firma; převzetí nové firmy

O firmě – zákazník

Náš klient se zabývá poskytováním komplexních ekonomických činností, jako je vedení a zpracování účetnictví.

Požadavky zákazníka vs. výchozí situace zjištěná auditem IT

Klient se potřeboval spolehnout na IT, minimalizovat jeho poruchy a výpadky a hlavně, aby nemusel s IT řešit žádné starosti.

Na základě provedeného auditu IT jsme zjistili řadu nedostatků v počítačové síti, například:

• Zaměstnanci měli pracovní soubory pouze na svých počítačích, bez zálohování.
• Neexistovalo žádné centrální, zálohované úložiště.
• Podobně, e-maily byly přístupné jen na lokálních počítačích a nikdy nebyly zálohovány.
• Neexistovala žádná ochrana počítačové sítě před vnějšími útoky, žádná možnost vzdáleného přístupu například z home office, a ani o antivirové programy se nikdo nestaral.

Jak probíhal obchodní případ

1. Zákazník nás oslovil s požadavkem na správu sítě.
2. Provedli jsme analýzu počítačové sítě zdarma, abychom mohli vypracovat nabídku a řešení přesně podle potřeb a využívaných služeb zákazníka.
3. Náš projektový manažer a architekt připravil návrh řešení.
4. Následně jsme se dohodli na setkání a prezentaci řešení.
5. Prezentovali jsme řešení IT architektury sítě a také návrh na správu počítačové sítě.
6. Klient si vybral nejvhodnější variantu z možností řešení a akceptoval nabídku na správu sítě.
7. Revidovali a uzavřeli jsme smluvní náležitosti, které vytvořily transparentní rámec pro implementaci IT řešení a budoucí spolupráci při správě sítě.
8. Vystavení a úhrada zálohových faktur před realizací IT řešení.
9. Následně jsme se pustili do instalace dohodnutého řešení.

Průběh implementace IT řešení

1. Objednání potřebného hardwaru.
2. Dohodnutí termínu implementace IT řešení.
3. Dokoupení zbývajícího hardwaru a softwaru potřebného k realizaci IT řešení.
4. Příprava ve firmě – instalace serveru a realizace všech možných přípravných prací na základě projektové dokumentace.
5. Implementace: V pátek odpoledne jsme přišli s již připravenými věcmi ke klientovi, přičemž ten si v klidu šel užít víkend. My jsme se mezitím pustili do práce:

• • Vytvořili jsme centralizované úložiště dat a implementovali strukturu oprávnění pro přístup k souborům.
  • Nastavili jsme víceúrovňové zálohování.
  • Migraci účetních softwarů na server.
  • Síť byla chráněna firewallem s možností zabezpečeného vzdáleného přístupu z domova (VPN).
  • E-maily jsme migrovali do Microsoft 365, aby mohly standardizovaně pracovat v týmu, včetně mobilních zařízení.
  • Vzdálená práce z domova na počítačích byla zpřístupněna zaměstnancům.
  • Vytvořili jsme internetový server (FTP) pro externí klienty ke stahování účetních závěrek a dalších dat klienta.
  • Nainstalovali jsme tisk a skenování v síti, s možností skenování na centrální úložiště i do e-mailu.
  • A mnoho dalších implementačních činností.

Mimo záznam z jedné realizace:

Běžně provádíme řešení přes víkend. Někdy jsou náročnější, trochu se protáhnou a po celém víkendu a náročném řešení končíme v pondělí v 7:50 ráno – sklápíme notebooky, chystáme se odejít, právě když dorazí první zaměstnanci.

• Otázka: „Hele, dobré ráno, vy jste k nám taky právě přišli?“
• Odpověď: „Ne, my právě odcházíme “

A co následuje po implementaci…

1. V pondělí ráno je realizační tým u klienta, aby vysvětlil zaměstnancům, co se všechno změnilo, jak jsou nastaveny nové procesy, jak to vlastně bude fungovat – zaměstnanci dostávají školení a instruktáž při práci s daty.
2. Následující týden se doladí drobnosti, upravují se procesy a nastavení, aby vše bylo v souladu s požadavky klienta.
3. Po implementaci pokračujeme kontinuálně ve správě počítačové sítě, aby klient měl zajištěný provoz IT i do budoucnosti.

Co na to říká zákazník – spokojenost/feedback

„Rada se připojím ke skupině spokojených smluvních partnerů k odběru vašich služeb. Spolupráci hodnotím za to, že krátké období byla mimořádně odpovědná, spolehlivá a profesionální. Přístup každého člena týmu vůči zákazníkovi je odpovědný se snahou řešit jakýkoli problém, se kterým se my zákazníci na váš tým obracíme. Uvítala bych ve své profesionální praxi více takových smluvních partnerů. Nároky, které jsou dnes kladeny na poskytované služby, jsou vysoké a z dosavadní vzájemné spolupráce je nám jasné, že máte zájem tyto požadavky plnit. Naše společnost přistupuje ke splnění svých povinností obdobně, o to nás více těší, když tento přístup setkáme i z druhé strany. Přeji celému týmu jen samých spokojených zákazníků a uspokojivé pracovní výsledky.”

Projekt v číslech:

• Odpracované člověkohodiny: 52 hodin, z toho přes víkend 14.
• Počet zúčastněných techniků: 2 technici
• Doba přípravy i s objednáním zboží: 21 dní
• Doba instalace u klienta: 1 víkendový den
• Doba dolaďování: 3 dny
• Množství zálohovaných dat: 525 GB
• Množství zmigrovaných e-mailů: 19 GB u 5 uživatelů